5 façons d’améliorer la sécurité d’un espace de coworking avec les nouvelles technologies

Améliorer la sécurité d'un coworking

Le travail à distance est là pour rester. En fait, une enquête de la Harvard Business School a révélé que 16% des entreprises interrogées prévoient d’embaucher exclusivement des travailleurs à distance. De plus, un rapport du MIT a rapporté que 34% des travailleurs américains qui avaient précédemment fait la navette pour travailler travaillent désormais à distance.

Qu’est-ce que cela signifie pour les personnes qui en ont marre de travailler à leur table de salle à manger ?

Cela signifie un changement majeur dans les modèles de lieu de travail et que les espaces de coworking deviennent de plus en plus importants. Les employés exclusivement virtuels trouvent important de séparer le travail de la maison en « se rendant au bureau », même si ce bureau est un hot desk. La clé du succès continu est que les espaces de coworking tirent parti de la puissance de la technologie pour augmenter la sécurité, et voici quelques façons dont les opérateurs flexibles peuvent le faire.

1. Connexions et logiciels sécurisés

Les espaces de coworking ont des besoins technologiques uniques. Presque tous ceux qui se présentent pour prendre un bureau partagé ou louer un espace de bureau travailleront en ligne. Cela signifie que la connectivité est la clé.

Voici quelques façons dont la technologie de pointe rend les espaces de coworking plus précieux et plus sûrs :

Alimentation électrique ininterrompue 

Parfois discuté en utilisant les termes « temps de fonctionnement » ou « temps d’arrêt », un bâtiment rempli d’ordinateurs de bureau et d’ordinateurs portables a besoin de solutions d’alimentation améliorées. En plus d’une électricité puissante, les espaces de coworking modernes auront des systèmes de générateurs et des sauvegardes pour garantir que les lumières sont toujours allumées.

Solutions Internet 

Les espaces de coworking ne devraient pas utiliser le même Internet que les autres espaces commerciaux. Dans un restaurant ou un point de vente au détail, une bande passante minimale fera l’affaire. Cependant, dans un espace de travail partagé, Internet haut débit avec une fréquence optimisée et une faible latence est une priorité élevée. Cette solution de haute technologie garantit des appels vidéo fluides, des téléchargements ultra-rapides et aucune interruption.

Problèmes de cybersécurité 

Les espaces de coworking facilitent une variété de travailleurs avec une variété d’appareils. Il peut s’agir d’appareils appartenant à l’entreprise ou d’appareils personnels. Ils se connectent également à de nombreux serveurs et réseaux différents, dont certains sont accessibles via des VPN matériels ou logiciels ou d’autres connexions sécurisées. Tout cela doit être un point de considération pour les espaces de coworking. En plus du serveur standard protégé par mot de passe, certains espaces innovants commencent à proposer des abonnements VPN logiciels et des abonnements aux logiciels malveillants dans le cadre de leurs forfaits mensuels. Toutes ces solutions renforcent la confiance des utilisateurs et assurent la sécurité.

2. Contrôle d’accès

La sécurité commence à la porte. Le contrôle d’accès aux espaces de coworking est devenu un sujet brûlant, en particulier lors de la recherche des contacts pour la pandémie de COVID-19. Qui est dans le bâtiment, et s’ils devraient ou non l’être, est quelque chose qui doit être soigneusement suivi.

Il est plus facile que jamais de mettre à niveau les structures existantes pour les systèmes de contrôle d’accès de haute technologie. De nombreux espaces de coworking utilisent les technologies suivantes pour assurer la sécurité des visiteurs et des habitués :

  • Carte-clé
  • Carte à bande magnétique
  • Carte à puce ou carte à puce
  • Carte de proximité
  • les cartes Wiegand
  • Porte-clés
  • Téléphones portables

Au moment de décider quelle technologie utiliser, non seulement le bâtiment, mais aussi le comportement des utilisateurs doivent être pris en compte. Un travailleur typique sera-t-il plus à l’aise d’utiliser son propre appareil ou d’avoir un appareil physique supplémentaire, comme un porte-clés ou une carte ?

Ensuite, pensez à l’intégration : ces systèmes de contrôle d’accès peuvent-ils être intégrés à votre processus d’inscription ou de paiement ? Un processus synthétisé qui prend en compte l’expérience de l’utilisateur optimisera la sécurité et assurera l’adhésion mondiale au système que vous sélectionnez.

3. Distanciation sociale/dédensification

Les bureaux font peau neuve : et il ne s’agit pas seulement de moquette et de peinture. La dédensification est un sujet brûlant qui consiste essentiellement à disperser les gens. La disposition physique d’un immeuble de bureaux ou d’un espace de coworking peut être modifiée pour adopter une distanciation sociale pour la santé et la sécurité.

Un exemple gagne en popularité : le modèle de bureau de six pieds. Il s’agit essentiellement d’un modèle de design d’intérieur ou de configuration de bâtiment qui permet un espace de six pieds entre les bureaux. Il peut être assez facile de réaliser cela et de fournir une illustration visuelle immédiate aux personnes impliquées dans la construction du soin qu’un espace de coworking est prêt à prendre.

4. Procédures de nettoyage améliorées

Alors que la pandémie perdure, les systèmes restent. Cependant, gardez à l’esprit que de nouvelles normes et recommandations sont régulièrement publiées par des entités gouvernementales à l’échelle mondiale. Il est important de rester à jour sur les dernières technologies disponibles pour maintenir des procédures de nettoyage améliorées. Par exemple :

  • Les purificateurs d’air qui utilisent les méthodes de purification d’air HEPA, UV et ionique peuvent être installés dans les systèmes CVC. Ceux-ci sont prouvés par la recherche pour tuer les virus et les contaminants dans l’air.
  • Des applications sont désormais disponibles pour surveiller les points de contact et les espaces partagés, et peuvent même activer des caméras et des capteurs si une surface nécessite un nettoyage.

Gardez à l’esprit qu’un nettoyage et une intimité améliorés sont une énorme valeur ajoutée pour la personne moyenne qui souhaite réserver un espace de coworking. Il est important d’avoir des panneaux visuels, un flux de circulation dédié et des messages continus sur les efforts déployés pour assurer la sécurité des personnes.

5. Soutien au bien-être

En plus de maintenir un espace de coworking sûr et propre, il est de plus en plus important de favoriser le bien-être. Comme de plus en plus de personnes optent pour un environnement de travail hybride, elles peuvent passer une grande partie de leur temps dans un espace de coworking. Les administrateurs peuvent faire beaucoup pour améliorer cette expérience, en particulier en ce qui concerne la santé :

  • Positionnez les bureaux vers la lumière pour répondre aux besoins en vitamine D soutenus par la recherche.
  • Tirez parti de l’aspect social des espaces partagés pour synchroniser les appareils de bio fitness.
  • Offrir un accès aux ressources recommandées, comme des conseils de propreté.
  • Ajouter des options d’invite « regarder loin » pour les écrans d’ordinateur.
  • Proposer des pauses incitées.
  • Ajouter des éléments ergonomiques aux bureaux/chaises.

Heureusement, il existe de nombreuses façons de reconstruire des espaces de coworking pour répondre aux exigences modernes de confort et de sécurité.

Espaces de coworking : l’avenir de la productivité ?

Il existe plus de 26 000 espaces de travail flexibles aux États-Unis, un nombre qui devrait augmenter de 13 % d’ici 2022. Cela signifie que de plus en plus de personnes s’emparent d’un bureau ou louent un bureau dans un espace propice à une productivité élevée et à la tranquillité d’esprit.

En tant que tel, il est essentiel que les espaces de coworking tirent parti de toutes les technologies disponibles pour que les gens continuent à entrer et à se sentir en sécurité comme ils le font. Cela conduira à une main-d’œuvre et à un environnement de travail plus productifs dans l’ensemble, ce qui est gagnant-gagnant pour les entreprises et les employés du monde entier.

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