5 façons de simplifier la gestion d’un coworking avec smartphone

Gestion d'un coworking avec smartphone

Les principaux espaces de coworking se composent aujourd’hui de bien plus que des intérieurs ultramodernes. Ces espaces englobent également des plates-formes de gestion et des solutions logicielles qui ont un impact sur l’ensemble de l’expérience de coworking. Cela est rendu possible grâce à des intégrations transparentes qui permettent aux gestionnaires de maintenir les espaces plus efficacement, permettant ainsi aux membres d’utiliser de manière optimale les services sur site. 

L’intégration avec la bonne technologie peut transformer une plateforme de coworking en une communauté libre-service. Cela peut économiser du temps, de l’énergie et de l’argent, influencer positivement les relations entre les membres et augmenter leur productivité. Ces plateformes peuvent également utiliser des outils allant des logiciels de finance et de CRM aux thermostats intelligents et aux signatures électroniques, améliorant ainsi l’expérience client.

Afin de répondre à la demande et de créer l’expérience de coworking idéale, il est important d’utiliser la technologie disponible pour rationaliser plusieurs processus, améliorer l’expérience des membres et, finalement, faire évoluer votre espace de travail vers la rentabilité. 

La liste suivante contient les 5 façons les plus efficaces d’intégrer la technologie dans un lieu de travail intelligent.

1. Réservation et planification

Grâce à cette intégration, les membres peuvent réserver des salles de réunion en ligne à l’aide de calendriers de réservation ou d’applications, ce qui permet une plus grande flexibilité et un travail indépendant. Les membres ne sont plus tenus d’envoyer un e-mail pour demander si des chambres sont disponibles ni de s’inquiéter d’oublier de prévenir la réceptionniste que leur réunion s’est déroulée tard. Si la salle de réunion réservée est occupée plus longtemps que prévu, les membres sont automatiquement facturés en conséquence.

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2. Gestion de l’impression

Pour les membres coworker, le temps c’est de l’argent. La bonne technologie peut garantir que les collègues n’aient jamais à attendre des tâches banales telles que l’impression. Il leur suffit de présenter leur Tag ou de numériser une application, et au moment où un membre arrive à l’imprimante, leurs impressions seront prêtes.

3. Machines à café automatisées

Fournir des quantités illimitées de café est l’un des meilleurs moyens de garder les membres heureux et productifs. Les systèmes de gestion peuvent permettre aux membres d’accéder aux boissons chaudes en présentant leur Tag ou en scannant leur application sur un lecteur de machine à café. La machine facturera automatiquement le membre et les crédits de café peuvent être consultés dans l’application ou la plateforme.

4. Surveillance vidéo

Il est essentiel d’avoir un système de sécurité et un logiciel rigides en place et les intégrations de caméras peuvent être un atout précieux. Ceci est particulièrement crucial compte tenu des taux de trafic avec les membres et des risques croissants de vol sur le lieu de travail moderne. La surveillance accompagnant le contrôle d’accès peut permettre de récupérer des images en temps réel, ce qui élève entièrement les systèmes de sécurité.

5. Installations d’entretien et de nettoyage

Pour un propriétaire d’espace de coworking, gérer les coûts de nettoyage peut être un fardeau. Le système de gestion peut être intégré pour savoir si et pendant combien de temps une salle de réunion a été utilisée, et peut donc ne pas nécessiter de nettoyage. En fin de compte, les contrats de nettoyage sont optimisés et les coûts sont réduits.

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En fin de compte, le contrôle d’accès est l’intégration commune à tous les services énumérés ci-dessus, permettant des possibilités infinies pour les espaces de coworking afin d’améliorer et d’optimiser le parcours client. Avec le contrôle d’accès basé sur le cloud, les données peuvent être extraites en temps réel pour afficher les taux d’occupation, tirer parti de l’engagement de la communauté et centraliser la gestion.

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