La popularité croissante des espaces de coworking et du travail à distance nécessite un nouveau besoin de sécurité physique et numérique pour répondre aux besoins de ces nouveaux espaces de travail. Dans ce guide, nous décrirons les étapes importantes que vous devez prendre pour améliorer la sécurité de votre espace de coworking. Nous couvrirons le contrôle d’accès, la sécurité physique et la sécurité des données.
Conseils de sécurité pour les espaces de coworking
La plupart des espaces de coworking et des centres d’affaires offrent différents niveaux d’accès et d’adhésion. Un espace de coworking moyen propose des réservations à la demande, telles que des salles de conférence, des laissez – passer d’une journée, des laissez -passer d’une semaine et même un accès 24/7 pour un bureau privé ou des membres à temps plein. Étant donné que chaque niveau d’adhésion a différents niveaux d’accès, systèmes de crédits et gestion des membres, déterminer la meilleure façon d’accueillir ces membres simplifiera considérablement votre plan de sécurité et vos opérations quotidiennes.
1) Créer une stratégie de contrôle d’accès
Divisez vos plans d’adhésion en horaires d’accès dédiés, en vous assurant que plus le membre est transitoire, plus le niveau de réglementation est élevé. La mise en place d’un contrôle d’accès dans votre coworking est essentiel pour éviter les intrusions, vols,
Par exemple :
- Visiteurs : lun-ven 9 h-17 h
- Carte journalière ou réservations à la demande : lun-ven 9 h-17 h
- Membres mensuels : lun-ven illimité
- Bureau privatif et temps plein: illimité 24/7
La structuration de vos plans d’accès à l’aide de quelque chose comme l’exemple ci-dessus vous garantira d’avoir toujours un responsable sur place pour gérer les membres et les réservations transitoires. C’est aussi une excellente idée de faire des visites pendant les heures normales de bureau – pas pendant les nuits tardives ou lorsque personne n’est là.
2) Sécurité physique
Interphone avec caméra
Une fois que vous avez défini un calendrier d’accès, l’étape suivante consiste à commencer à mettre en œuvre des mesures de sécurité physiques. L’étape la plus évidente et la plus simple consiste à installer des caméras de sécurité à l’intérieur et à l’extérieur de votre espace de travail. Les caméras extérieures doivent être infrarouges (vision nocturne), étanches et fournir un champ de vision complet (en particulier dans les zones où les gens peuvent se cacher). Assurez-vous que ces caméras disposent d’une détection de mouvement (selon un calendrier), ce qui vous permettra d’être alerté de tout changement sans avoir à revoir des heures de séquences.
Utilisez un système de caméra basé sur le cloud qui stocke les données pendant des mois à la fois. De cette façon, si vous n’êtes pas à votre emplacement, vous pouvez vous connecter à vos caméras pour accéder à des flux en temps réel ou rappeler des images en cas d’urgence.
Astuce : Un excellent moyen de vérifier qui est à la porte serait d’utiliser un visiophone et sonnette à la porte.
Contrôle d’accès aux portes
Évitez d’utiliser des clés métalliques qui peuvent être perdues ou partagées avec des non-membres. La perte d’une clé pourrait entraîner le changement fréquent des serrures de votre porte d’entrée (douleur totale dans le cul). Au minimum, passez sans clé et assurez-vous d’utiliser des porte-clés RFID ou basés sur le cloud qui peuvent être réapprovisionnés ou désactivés en cas de perte. De plus un historique des passages vous permettra de pouvoir retracer les entrées et sorties d’une pièce spécifique.
Connaissez votre client (ou ses membres)
Lors de l’intégration de nouveaux clients, c’est une excellente idée de demander un identifiant émis par le gouvernement et de se réserver le droit de vérifier les antécédents de tout membre, si nécessaire. En comprenant qui vous autorisez dans votre espace, vous pouvez éviter de futurs problèmes de sécurité et sécuriser votre espace correctement. Si vous utilisez une solution de vérification d’identité , les gestionnaires d’espace de coworking peuvent facilement intégrer de nouveaux clients à l’aide d’ID et les lier à leur plan d’adhésion et de contrôle d’accès.
3) Sécurisez votre réseau de coworking
Wifi
Assurez-vous que chaque réseau (même votre wifi invité) est protégé par mot de passe et segmenté à partir de vos réseaux principaux. C’est une bonne pratique de changer fréquemment les SSIDS et les mots de passe en votre wifi pour empêcher les anciens ou anciens membres d’avoir toujours accès. Envisagez de créer un réseau maillé à l’aide de contrôleurs AP, comme Unifi . Unifi vous permet de gérer le réseau, les adresses IP et les appareils qui ont accès aux zones wifi spécifiques. Vous pouvez même voir quels appareils utilisent la bande passante et mettre sur liste noire les appareils indésirables.
Astuce : Unifi propose également des caméras de sécurité, donc si vous recherchez un service géré pour tout gérer, Unifi est une excellente option !
Accès au compte
Si vous êtes un espace de coworking occupé, vous avez probablement un tas de comptes pour gérer la facturation, les fournisseurs et les données des membres. Étant donné que la plupart de vos comptes traitent avec PI et ont très probablement une configuration de nom d’utilisateur et de mot de passe, vous devez configurer 2FA sur vos comptes. Fondamentalement, 2FA vous permet de sécuriser vos comptes numériques avec une deuxième méthode (supplémentaire) de connexion pour empêcher davantage les piratages sur vos comptes.
Conclusion
La sécurité est une préoccupation croissante pour les espaces de coworking et de bureaux, car ils reçoivent une bonne quantité de piétons des membres et des invités. Bien que la sécurité soit souvent négligée, il est important de mettre en place des mesures préventives pour assurer la sécurité de votre communauté et de votre espace.
