Meilleurs systèmes de réservation de salles de réunion

système de réservation des salles de réunions

Toute entreprise gérant des salles de réunion ou de conférence est consciente des tracas associés à la répartition de l’espace. Des problèmes tels que les salles surchargées ou sous-utilisées, les réservations doubles, les événements qui se chevauchent, les participants non inscrits ou les services non rémunérés sont inévitables. Cependant, un système de réservation de salles de réunion à la pointe de la technologie est la réponse aux problèmes liés à la fluidité du processus de réservation.

Grâce à un système de réservation de salles de conférence à la pointe de la technologie, vous pouvez planifier des salles et des bureaux, gérer votre espace de coworking, définir des limites de temps pour une réunion, permettre aux utilisateurs de s’enregistrer, modifier un calendrier ou annuler un événement en utilisant simplement un outil. Un bon système de réservation de salles de réunion vous permet de rationaliser vos opérations, de maximiser la rentabilité et d’utiliser l’espace plus efficacement. Bien que vous deviez payer pour un système de réservation de salle de conférence, les avantages de votre gain l’emportent largement sur les coûts. De plus, la majorité des fournisseurs proposent un essai gratuit de 14 jours afin que vous puissiez tester le logiciel avant de l’acheter.

Quelles fonctionnalités rechercher dans les meilleurs outils de planification ?

Les systèmes de réservation de salles de réunion modernes ont toutes les fonctions que vous recherchez et plus encore! Grâce à eux, les réunions impromptues sont devenues la chose la plus facile au monde. La majorité des acteurs du marché des systèmes de réservation permettent de gérer simultanément quelques espaces de réunion, même ceux situés dans des fuseaux horaires différents. Les logiciels peuvent aider à analyser les données pour une utilisation future, en générant des rapports mensuels et annuels. Les responsables de bureau peuvent utiliser les fonctionnalités analytiques et mieux comprendre comment l’espace est utilisé, voir les heures de pointe et les zones les plus recherchées. De plus, tous les événements sont synchronisés avec le logiciel de calendrier et de messagerie ce qui améliore la gestion du temps et permet une planification plus réfléchie. Le logiciel peut également être intégré à divers systèmes de paiement et être personnalisé en fonction des besoins du client. Il est compatible avec les appareils mobiles et est disponible sur un onglet ou un téléphone mobile.

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Meilleur logiciel d’outils de planification

Robin est un logiciel intuitif et utile qui permet de planifier des réunions, d’afficher les salles disponibles et réservées sur des tablettes et des téléviseurs, et de créer des cartes interactives de votre bureau. Ses fonctionnalités sont entièrement personnalisables et disponibles sur le Web, le mobile, les plugins et les tablettes. Vous pouvez définir des autorisations de réservation et limiter l’accès à certaines zones. Le logiciel permet également de faire une réservation de hot desks, ce qui signifie qu’il pourrait être un atout précieux pour votre lieu de coworking. Le logiciel est disponible sur iOS et Android, et grâce aux notifications et rappels intelligents, vous pouvez toujours être à jour tant que votre gadget est avec vous.

YArooms est un autre logiciel de réservation basé sur le Web. Outre les fonctionnalités standard, le logiciel dispose d’un système de résolution des conflits qui garantit qu’aucune invitation n’est envoyée à un participant qui a accepté une autre invitation pour le même créneau horaire.

Teem vous permet de voir en un coup d’œil les chambres disponibles et celles réservées. Il est intégré au calendrier Google, ce qui signifie que la réservation peut être effectuée directement à partir de l’interface Google Agenda. Une autre option de réservation est possible à partir d’un iPad juste à l’extérieur de la pièce, tandis que les informations se synchronisent avec Google Agenda.

EMS Software propose ses services aux entreprises ainsi qu’aux institutions académiques. La portée des services varie des petites entreprises aux acteurs lourds (les packages de performances pour un déploiement à grande échelle incluent le support des développeurs et une fonctionnalité intelligente métier personnalisée). Grâce au logiciel, une multitude de processus et d’actions peuvent être réalisés en une minute.

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Avec un système de réservation de salles de réunion, vous simplifiez non seulement la vie de votre responsable de bureau et vous paraissez plus professionnel aux yeux de vos clients. Vous pouvez instantanément louer vos salles de réunion à des personnes extérieures à votre organisation, ce qui est un moyen simple et éprouvé de gagner de l’argent supplémentaire. En dehors de cela, c’est un moyen efficace de faire la publicité de votre espace de coworking car une salle de réunion gérée à l’aide d’un logiciel est un atout formidable.

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