En gestion de projet, on peut avoir recours à divers procédés dont fait partie la météo projet. Plutôt méconnue par beaucoup d’entreprises, cette méthode est pourtant efficace pour s’organiser. Elle est utilisée pour mieux se communiquer au sein de l’entreprise, pendant un projet en cours, mais on la sollicite également pour optimiser la lisibilité du budget dudit projet. Le météo projet est une approche qui propose plus d’aisance dans le suivi d’un projet.
Une météo projet, en quoi consiste-t-elle ?
Comme les autres diagrammes utilisés en gestion de projet, la météo projet est une approche visuelle parfaitement accessible. Cette méthode se sert de symboles, essentiellement ceux du temps, pour faire savoir l’avancée d’un projet. Cette technique consiste à donner un feed-back aux équipes de l’entreprise en fournissant les informations importantes au projet.
La météo projet est assimilée à une cartographie des tâches à remplir pour réaliser un projet. Elle permet aussi de déceler les symptômes qui pourraient alerter sur la présence de mauvais fonctionnements ou de lacunes au niveau de l’enveloppe destinée au projet.
Les principes de cette approche
La principale caractéristique de la météo projet est la possibilité de la customiser à sa guise. Il est possible :
- qu’elle soit gérée uniquement par le Chef de projet ou par chaque acteur du planning projet qui possède une licence consultative
- qu’elle soit ponctuelle et avec un rythme aléatoire. La météo projet peut être sollicitée seulement en cas d’incident ou à un moment quelconque. Elle peut aussi être régulière, avec un rythme plutôt cadencé. On peut donc consulter la météo projet et observer des changements de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Plusieurs alternatives visuelles permettent de lire une météo projet, à savoir :
- Le baromètre. Il s’agit d’un schéma équipé d’un indicateur montrant des nuances, comme par exemple : nul, mauvais, moyen, bon, excellent
- Le diagnostic « alphabet » qui va de A à G. Comme les appréciations sur la compétence, on peut customiser la météo projet avec ces lettres et en attribuer une à chaque tâche
- La formule « VOR » OU « RAG ». Ce système permet d’emprunter les indicateurs « Vert, Orange, Rouge » en français, ou « Red, Amber and Green » en anglais, pour attribuer une note à chaque tâche. Cette méthode est assimilée à la méthode Lean Management qui utilise également ces trois couleurs
- Les emojis smiley. Facilement assimilables, les trois emojis avec des codes couleurs permettent de connaître l’état et l’avancée du projet.
La météo projet la plus courante utilise, comme son nom l’indique, le bulletin météorologique simple pour indiquer l’état du projet. On peut donc interpréter :
- Le soleil comme une avancée du projet dans sa meilleure condition. Les tâches et sous-tâches sont au beau fixe et leur réalisation inspire confiance
- La pluie comme un incident qui pourrait corrompre l’avancée du projet. Ce symbole indique une menace, un retard ou autres. Toutefois, la situation n’est pas si alarmante pour influer sur la livraison. Il est donc nécessaire d’aviser les responsables pour mieux synchroniser les tâches.
- L’orage comme un blocage dont la situation retarderait la livraison. La situation doit être notifiée, en urgence, auprès de tous les acteurs pour limiter les dégâts en prenant des mesures conséquentes.
Quels sont les intérêts de la météo projet ?
La météo projet est une approche dont la lecture doit être facile et accessible par tous. Pour qu’elle soit plus lisible, il faut qu’elle :
- Soit compréhensible. Pour ce faire, l’élaboration d’une météo projet doit être l’aboutissement d’un travail collaboratif auquel toute l’équipe a participé
- Soit ciblée. Une météo projet efficace doit proposer et partager des informations objectives, claires et accessibles
- Soit partagée. Les informations contenues dans une météo projet doivent être dispensée à toute l’équipe pour que tous les acteurs soient en bon tandem pour atteindre l’objectif en allant tous dans la même direction.
On note trois atouts majeurs en ce qui concerne la météo projet, à savoir :
- Sa capacité à rendre plus lisible et assimilable la lecture de l’avancée et l’état du projet. Les tableaux de synthèse que suggère la météo projet donne accès à une lecture explicite et simplifiée des données. Cette approche avance un compte-rendu de la situation globale ainsi que le contexte à un temps précis.
- Sa faculté à exposer l’évolution de la situation du projet. La météo projet montre, comme le bulletin météorologique, les changements notés au cours d’une certaine période. Cela permet de saisir les dynamiques enregistrées dans l’entreprise, surtout en ce qui concerne le projet.
- Son aptitude à stimuler pour avancer davantage dans le projet. Les informations visuelles donnent accès à un traitement de données plus fluide.
