Sécurité physique du coworking

Lors de l’ouverture d’un espace de coworking, l’une des premières choses à considérer est de savoir comment sécuriser correctement l’espace. Les espaces de coworking sont généralement des entreprises à fort trafic, avec un flux constant de personnes qui paient pour différents niveaux d’accès ainsi que de nouveaux visiteurs qui devraient être surveillés ou escortés dans une zone spécifique. Cela rend les besoins de sécurité d’un espace légèrement plus complexes qu’une entreprise moyenne. Dans cet article, nous comparerons et mettrons en contraste les deux options les plus populaires en matière de sécurité physique et proposerons des recommandations pouvant convenir à votre espace de coworking.

Systèmes de contrôle d’accès vs serrures intelligentes pour les espaces de coworking

Les deux options de contrôle d’accès les plus sûres et les plus pérennes pour un bureau moderne sont les lecteurs de porte et les serrures intelligentes. Les lecteurs de porte sont généralement installés juste à côté des portes et sont câblés aux serrures électriques de vos portes, tandis que les serrures intelligentes sont des serrures électriques avec technologie de communication intégrée qui remplacent les serrures traditionnelles de l’établissement.

Les serrures et clés traditionnelles, bien que simples à installer, comportent une grande responsabilité pour une entreprise dans son ensemble. Les clés métalliques (et même les porte-clés et les cartes-clés) sont facilement perdues ou volées, et les serrures mécaniques sont extrêmement faciles à casser si la bonne opportunité est donnée. En tant qu’entreprise qui compte sur la monétisation et la protection de chaque centimètre carré d’espace, les entreprises de coworking ont besoin d’une technologie de pointe pour remplacer les serrures et les clés vétustes qui sont facilement manipulables. Contrôle d’accès les technologies telles que les lecteurs de porte et les serrures intelligentes sont toutes deux des solutions innovantes qui répondent à ce problème, avec la valeur ajoutée d’être plus faciles à entretenir et à surveiller pour les administrateurs. Les plates-formes qui alimentent ces solutions peuvent également offrir une meilleure expérience aux membres du coworking (ce qui signifie une entrée plus facile et plus rapide dans un espace) et des données précieuses et des intégrations avec d’autres outils de gestion d’entreprise pour les propriétaires et les exploitants d’espaces de coworking.

Nous avons recherché plusieurs solutions de lecteurs de contrôle d’accès modernes et des verrous intelligents et avons quelques informations sur la façon dont ils se comparent. Nous évaluons également leurs avantages et le moment où ils fonctionnent le mieux, ainsi que les scénarios les plus adaptés aux serrures intelligentes ou aux lecteurs de porte.

Lecteurs de contrôle d’accès pour les espaces de coworking

Utilisant les technologies Bluetooth et NFC, et popularisés par de grandes marques multinationales comme HID, les lecteurs de contrôle d’accès offrent certaines des solutions les plus polyvalentes pour sécuriser votre espace. L’aspect de pointe des lecteurs spécifiques abordés dans cet article est sûr de pérenniser votre espace de coworking avec de puissantes plates-formes Web ainsi que des solutions mobiles.

Un système entièrement mobile

Il existe quelques systèmes de contrôle d’accès qui offrent une solution entièrement mobile, ce qui signifie qu’une fois les lecteurs de porte et les contrôleurs installés, les membres peuvent déverrouiller les portes appropriées dans votre espace simplement avec leur téléphone portable, sans clé supplémentaire ni laissez-passer spécial nécessaire.

Différentes options pour déverrouiller les portes

De nombreuses sociétés de contrôle d’accès proposent une combinaison de deux méthodes de déverrouillage: les méthodes de déverrouillage dans l’application et la méthode «appuyer pour déverrouiller» (en utilisant le téléphone entier comme une carte à puce – illustrée ci-dessus). Ces deux méthodes reposent sur une combinaison de fonctionnalités Bluetooth et NFC, pour garantir que même en l’absence de signal de données ou de connexion Internet, la personne peut toujours déverrouiller le lecteur à portée.

Pour les déblocages in-app, l’utilisateur télécharge une application mobile sur son téléphone à partir de laquelle il peut parcourir toutes les serrures auxquelles il a été autorisé à accéder et accéder et déverrouiller facilement la porte concernée. Cette dernière solution «tap-to-unlock» est encore plus simple du côté de l’utilisateur : elle active la puce Bluetooth ou NFC du téléphone pour interagir avec le lecteur à des distances très proches, toutes les informations d’identification sont communiquées automatiquement au lecteur et au la porte est déverrouillée.

Minimiser le risque de perte de clés et d’accès non autorisé

Ces solutions mobiles sont parfaitement adaptées aux espaces de coworking, ainsi qu’aux petites et moyennes entreprises. Le risque de perte ou de partage de clés est minimisé, voire éliminé. Avec autant de personnes qui entrent et sortent d’un espace de coworking, il est courant que le gestionnaire de communauté reçoive beaucoup de messages « Oups, j’ai perdu ma clé » lorsque le jeton d’accès est une clé traditionnelle ou une carte-clé, en particulier lorsque les locataires en ont la garantie d’un nouveau s’ils devaient jamais perdre le leur.

C’est non seulement un problème pour tout administrateur informatique ou propriétaire d’espace de coworking, mais cela présente également un risque pour la sécurité. Même si vous gardez une trace de qui a quelle carte-clé et que vous pouvez facilement la désactiver, le coupable doit vous informer en temps opportun qu’il a perdu sa clé, ce qui ne se produit pas toujours.

Avec une solution totalement mobile, les responsables de coworking peuvent être assurés que les membres seront beaucoup moins négligents quant à l’égarement ou à la perte de leur téléphone, et alerteront immédiatement quelqu’un dans l’espace s’ils le font.

Intégration et gestion des membres flexibles

Avoir une solution entièrement mobile signifie que l’intégration de nouveaux membres est aussi simple que de leur demander de télécharger une application. Pas besoin de les chasser pour distribuer des cartes, pas besoin de les traquer à la fin de leur contrat pour récupérer la carte, et pas besoin de garder un journal de quelle carte ou autorisation est attribué à qui.

Un espace de coworking aura naturellement de nombreux membres, visiteurs et employés qui entrent et sortent de l’espace, louant des contrats à court, moyen et long terme. Il est essentiel que le responsable puisse facilement intégrer et désactiver ces membres et gérer leur accès à la porte aussi facilement que leur statut de membre.

Interface Web pour une gestion facile des accès

Les entreprises de contrôle d’accès modernes disposeront, en plus d’une application mobile intuitive, d’une puissante application Web dans laquelle un administrateur peut contrôler le statut des membres et regrouper tous les utilisateurs de l’espace de coworking.

Que la personne ait un abonnement complet, qui donne accès à tous les espaces, y compris les salles de conférence à toute heure de la journée, ou qu’elle ait juste un hot desk de 9 à 5, les solutions modernes de contrôle d’accès mobile permettent de les organiser de manière fluide et intuitive. en groupes pertinents et ne pas avoir à trier manuellement l’accès à chaque membre.

Intégrations avec les CRM de coworking

Les meilleurs systèmes disponibles ont des intégrations logicielles avec des solutions de gestion des membres de coworking (CRM). Plutôt que de réinventer la roue, les entreprises ont des partenariats avec des CRM qui utilisent, comme Office RnD, Optix, Cobot ou Nexudus – pour n’en nommer que quelques-uns.

Ces intégrations permettent à l’administrateur de l’espace de coworking d’importer tous ses membres dans le système de contrôle d’accès, au sein des listes organisées qu’il a déjà créées. Cela leur permet de gérer les membres à partir d’une seule interface, le coworking CRM, en s’assurant que les bons membres ont accès aux espaces appropriés à certains moments de la journée.

Alors que de nombreux CRM de coworking ont une sorte d’intégration avec une technologie de contrôle d’accès, il est recommandé de vérifier d’abord avant de choisir un outil de gestion. Le domaine des intégrations de logiciels API est en plein essor, permettant aux entreprises liées de favoriser des partenariats profonds et de réduire les maux de tête pour l’utilisateur final.

Serrures de porte intelligentes pour espaces de coworking

Si vous n’aimez pas l’idée d’un lecteur de contrôle d’accès, ou si vous pensez que votre espace est suffisamment petit pour ne pas justifier une solution aussi étendue, les serrures intelligentes peuvent être une alternative plus rentable et minimaliste.

Moins d’infrastructure requise

Les serrures sans fil nécessitent un peu moins d’infrastructure et sont généralement plus simples à installer que les lecteurs de porte. Le matériel de contrôle d’accès sera généralement un contrôleur, des lecteurs de porte et des serrures, alors que tout ce qui est nécessaire pour les serrures sans fil, ce sont les serrures elles-mêmes.

Par exemple, les serrures sans fil ne sont pas différentes des anciennes serrures européenne (en termes d’installation). La seule façon dont ils diffèrent des serrures cylindriques normales est la fonctionnalité supplémentaire du lecteur Bluetooth.

Ils sont également plus modulaires et personnalisables en fonction de l’espace, avec plus d’options de conception à choisir avec un seul installateur. Les serrures intelligentes peuvent avoir différentes brillances et finitions métalliques pour correspondre à l’esthétique d’un espace.

Technologie totalement sans fil

Comme son nom l’indique, les serrures sans fil sont totalement sans fil; les serrures sont alimentées par batterie et la simplicité du matériel signifie qu’il n’est pas nécessaire de briser les murs pour y faire passer des fils lors de l’installation.

Avec un concentrateur de contrôleur ou un placard informatique, les serrures intelligentes peuvent facilement être déployées autour de votre installation sans avoir à acheminer les fils à travers les murs. Ils peuvent communiquer entre eux sans fil et communiquer avec des cartes d’accès ou des smartphones via la puce Bluetooth ou NFC intégrée.

Gestion, surveillance et analyse

Semblable aux lecteurs de contrôle d’accès, de nombreuses serrures intelligentes modernes seront livrées avec une interface Web ou mobile qui permet aux administrateurs de surveiller l’utilisation, de gérer les membres et, selon le service, d’effectuer des analyses de données.

Si les serrures intelligentes sont certainement plus modernes et sophistiquées que les clés traditionnelles, elles sont en deçà des solutions entièrement mobiles, pour les raisons décrites ci-dessus (cartes perdues / partagées, embarquement / désembarquement plus difficiles).

Limitations des systèmes Smart Lock

Bien que les serrures intelligentes soient une bonne option pour un usage résidentiel et pour les installations à faible trafic, un gros inconvénient des serrures intelligentes est qu’elles ne permettent pas une gestion centralisée et qu’elles ne s’intègrent pas au logiciel de gestion de l’espace de coworking. Avec un grand nombre de membres et de visiteurs accédant à leurs espaces chaque jour, les responsables de coworking doivent être en mesure d’accorder et de révoquer des accès facilement (souvent à distance) et avoir une vue d’ensemble approfondie de l’état de santé de leur établissement. S’ils ne sont pas connectés à un logiciel de contrôle d’accès, les verrous intelligents ne seront pas à eux seuls en matière de conformité de sécurité, d’intégration logicielle et de gestion des accès.

Principaux points à retenir

Si vous utilisez toujours un système de verrouillage et de clé traditionnel pour la sécurité de votre coworking, il est temps de procéder à une mise à niveau. Cependant, il existe deux principales catégories d’options pour décider de la mise à niveau: les lecteurs de contrôle d’accès et les verrous intelligents. Avec les lecteurs, vous obtenez un système entièrement mobile, une intégration et une gestion des membres flexibles et de bonnes intégrations logicielles. Pour cette raison, les lecteurs sont bien adaptés aux entrées principales d’un espace de coworking, où les membres sont tenus de se connecter ou de montrer une certaine forme d’identité. Avec les serrures intelligentes, moins d’infrastructure est nécessaire et ils ont un système plus modulaire et facile à installer. C’est pourquoi les serrures intelligentes sont plus appropriées pour les salles de conférence, les bureaux privés et les zones où il peut y avoir un peu moins de trafic dans un espace de coworking.

Les propriétaires et les opérateurs de coworking devraient également envisager les intégrations logicielles et matérielles possibles entre les deux. S’il y a encore un débat sur la solution à adopter, soyez assuré qu’il existe des moyens d’obtenir le meilleur des deux mondes.

Le meilleur des deux mondes : intégration logicielle et matérielle

Qu’il s’agisse de lecteurs de porte ou de serrures intelligentes, les gestionnaires d’espaces de coworking devraient trouver des solutions qui s’intègrent facilement avec le logiciel et le matériel. Les intégrations sont ce qui permet à un espace de coworking d’être le centre d’innovation et d’efficacité qu’il est censé être. Une solution de contrôle d’accès qui offre à la fois des lecteurs de porte et des serrures intelligentes aura souvent la capacité de contrôler les deux formes de sécurité à partir d’une plate-forme conviviale. Par exemple, Dény Security a une intégration matérielle et logicielle avec la serrure connectée Dény Tapkey. L’intégration vous permet d’installer des serrures intelligentes dans votre bureau, ainsi que des lecteurs de contrôle d’accès, et de les contrôler tous à partir d’une interface unifiée grâce à une API.

Grâce à la puissance de l’API et du cloud, vous n’avez plus qu’à demander à votre développeur de connecter votre site internet et système de réservation au système de contrôle d’accès. La large gamme de lecteurs et serrures permet par exemple : un lecteur sur la porte d’entrée, un verrou intelligent sur une porte de salle de réunion, un cylindre européen sur une porte de bureau, … avec la technologie de contrôle d’accès moderne basée sur le cloud, vous pouvez avoir les deux et tout contrôler à partir de la même plate-forme.